È tempo di webinar: community is in the air

Webinar: calendario delle attività, dalla progettazione al follow-up

Negli ultimi mesi, come sappiamo, innumerevoli eventi, meeting, sessioni formative, hanno dovuto rinunciare ad aule e saloni e si sono spostati online. Con molta probabilità quella che è nata come un’esigenza si sta già trasformando in una tendenza più a lungo termine.

Se ben progettato e gestito, il webinar offre possibilità di coinvolgimento molto elevate rispetto ad un prodotto stampato o a un video registrato, potendo integrare “il bello della diretta” e dell’interazione personale, con contenuti multimediali di diverso tipo. La partecipazione è potenzialmente illimitata (server e software permettendo).

Delle strategie e la progettazione dei contenuti abbiamo già parlato ampiamente. Ma come si organizza concretamente un webinar? Quali sono le tempistiche e i passaggi da rispettare per assicurarsi la più ampia partecipazione ed efficacia possibili? 

Vediamo qui di seguito tutti i passaggi (le tempistiche indicate potrebbero variare leggermente a seconda del target, del periodo dell’anno, dei contenuti stessi, ma ci sentiamo di affermare che queste rappresentano mediamente una struttura consolidata ed efficace).

8 settimane prima: progetta

Inizia a concretizzare, trasforma i tuoi obiettivi generali - perché vuoi organizzare un webinar? Come lo organizzerai per soddisfare le tue motivazioni? - in un progetto: definisci data e ora, imbastisci lo sviluppo dell’argomento / gli argomenti che tratterai, seleziona relatore/i ed eventuali ospiti che intendi invitare. E se lo ritieni utile e praticabile, comincia a proporti e contattare eventuali partner e sponsor.

5 settimane prima: predisponi la struttura

Stabilisci gli obiettivi concreti e specifici: quante persone vuoi che si registrino? Chi sono queste persone? Definisci quindi una scaletta precisa - con tanto di tempistiche - del tuo webinar. Scegli la piattaforma migliore in base alle tue esigenze e comincia ad abbozzare l’email di invito, la pagina di registrazione, una mailing list a cui inviarle e un prospetto dei canali di promozione che ritieni utile sfruttare. 

L’email di invito che invierai dovrà essere semplice, attraente (nella forma e nei contenuti); fornisci all’invitato un motivo valido per partecipare, valorizza i vantaggi che ne trarrà. Scrivi il titolo, una descrizione dei contenuti che verranno affrontati, i nomi di speaker e ospiti. Comunica con chiarezza e semplicità le indicazioni logistiche, la data, l’ora e la modalità di iscrizione.

Cliccando sulla CTA (Call to Action) che invita a registrarsi, l’utente viene indirizzato su una landing page in cui inserire i propri dati per l’iscrizione. La pagina potrà avere una struttura di questo tipo:

Una volta compilato il form e inviati i dati per la registrazione, si aprirà una email di feedback (così detta thank you page) che conferma all’utente l’avvenuta iscrizione e lo ringrazia. In questa pagina si può inserire un sistema di notifica, come una CTA che invita ad inserire l’evento nel proprio calendario.

Queste pagine “concatenate” di interazione con l’utente e raccolta dati possono essere create tramite plugin specifici da installare sul proprio sito, o attraverso un CMS completo. Noi ad esempio usiamo il CMS Hubspot (ovvero una piattaforma che raccoglie e coordina tutta una serie di funzioni legate al proprio sito e alle attività di marketing e commerciali online).

3 settimane prima: lancia

Il momento si avvicina, ed è consigliabile cominciare a imbastire le slide e/o i contenuti multimediali che si intenderà proporre. Inoltre è finalmente il momento di cominciare la promozione vera e propria: invia l’email che hai preparato, lancia i link alla landing page di registrazione sui social, sul tuo blog, nelle comunicazione dirette ai clienti. E, se rientra nella tua strategia, in mirati annunci a pagamento.

1 settimana prima: rilancia

Invia un promemoria attraverso tutti i canali che hai usato in precedenza. L’email sarà strutturalmente simile a quella di lancio, ma conterrà qualche caption che ravvivi l’attesa. Come la prima, conterrà i dettagli logistici e la CTA che invita alla registrazione.

Non trascurare, inoltre, di fare una prova tecnica ed eventualmente di esposizione, senza partecipanti!

Il giorno del webinar: allestisci la room

Manda una notifica di remind via email solo alle persone che si sono registrate, e predisponi una conference room in cui poter attendere l’inizio dell’evento. Promuovilo sui social, e poco prima dell’orario prestabilito, raduna gli speaker e, infine, chiama e accogli gli ospiti.

Durante il webinar: registra, ascolta, traccia

Abbi cura di registrare l’evento per poterlo archiviare, restituire ai partecipanti, diffondere (anche solo in parte) a scopi promozionali. Predisponi un componente del tuo team a monitorare e gestire in diretta commenti e interazioni, in modo da riuscire a dare un feedback a tutte le domande e le esigenze dei partecipanti.

Non sottovalutare la gestione di un webinar e fai in modo che nel tuo team ci siano ruoli assegnati, definiti e separati (è bene che uno speaker non debba rivestire anche ruoli tecnici o di regia, ad esempio).

Dopo il webinar: follow-up

Converti e raccogli i contenuti del tuo webinar in risorse fruibili: registrazione del video, slide, risorse extra, Questions & Answers, per poterli condividere con le persone che hanno partecipato e con i tuoi collaboratori che possono trarne utilità (reparto sales, colleghi interessati alle tematiche, superiori a cui documentare, ecc.).

Invia quindi un’email di follow-up e ringraziamento ai partecipanti, contenente una CTA per andare a scaricare le risorse.

Non dimenticare di inserire i partecipanti nel tuo flusso di gestione dei contatti e nelle tue attività di lead nurturing.

Infine, analizza e traccia le metriche di performance del tuo evento, in un ottica di data-driven /growth-driven design: quante persone hai raggiunto con le tue attività di comunicazione e quanti hanno partecipato? Chi sono stati i partecipanti? Quante persone hanno seguito il webinar fino alla fine? Quante e che tipo di interazioni e feedback hai ricevuto? Quante persone hanno segnalato e condiviso il tuo webinar o la loro partecipazione?  E via dicendo…

Traccia i tuoi risultati e usali per fare ancora meglio la prossima volta!

Se ti interessano aspetti più strategici sull’organizzazione di un webinar, puoi leggere “Come si fanno i webinar? (Con template ed esempi di strategia scaricabili)”.

Scarica la checklist di progettazione del webinar

Referenze:
-How to Produce Webinars . Inside Sales . Hubspot
- Webinar Free -www.hubspot.com/resources/webinar?q=webinar