Come si fanno i Webinar? (con template ed esempi di strategia scaricabili)

Postato da Roberto Barberis, aggiornato il 17 luglio 2020
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Il Webinar, con Eclettica-Akura - Agenzia di Comunicazione - Torino

Come fare dei webinar che portino benefici tangibili alla tua azienda?

Alla base di tutto c'è sempre lo Smarketing, cioè la sinergia dei reparti Sales e Marketing, che collaborano invece di litigare e lavorano insieme per definire gli obiettivi del webinar, identificare gli argomenti, creare i contenuti e pianificare la comunicazione pre e post webinar.
Vediamo come fare...

Se Marketing e Sales collaborano, ci sono buone probabilità che il tuo Webinar offra i contenuti migliori ai giusti clienti (o potenziali clienti). Inoltre i tuoi venditori, oltre ad essere più informati sulle attività che vengono presentate, potranno sfruttare commercialmente i contenuti del webinar e i nuovi contatti raccolti.

Qui di seguito trovi dei cenni alle tattiche e agli strumenti utili, e scoprirai:

  • perché i webinar sono tra le più efficaci tattiche di marketing;
  • come recuperare i dati necessari a creare una strategia per i webinar efficace;
  • quali sono gli strumenti utili;
  • come far registrare i partecipanti e coinvolgere i contatti;

1. La strategia vincente

Il potenziale di un webinar dipende molto dal formato: deve essere un'esperienza coinvolgente, piena di contenuti multimediali e di interazioni personali, affinché sia un esperienza migliore rispetto a leggere gli stessi contenuti su documenti stampati. Quindi proponi gli argomenti giusti nel miglior formato, avendo ben chiari (prima!) gli obiettivi del webinar.

Un webinar deve sempre:

  • avere risultati misurabili: prima di definire gli argomenti, è necessario aver chiari i tuoi obiettivi e i KPI (Indicatori chiave di performance, ovvero le metriche più significative da analizzare (e come li misurerai). I webinar più efficaci sono molto specifici e hanno obiettivi facilmente misurabili;
  • dare valore ai partecipanti: il webinar deve fornire valore reale al pubblico. Argomenti importanti che interessano al tuo pubblico, veicolati da un formato convincente (con l'ausilio di video, infografiche, animazioni 3D, ecc.);
  • offrire un'azione successiva: troppo spesso i webinar sono un vicolo cieco, con una CTA obbligatoria sull'ultima slide... invece devi prevedere, alla fine del webinar, una continuazione, una successiva attività, importante e possibilmente imperdibile.

2. I commerciali/venditori (Sales) devono rivelarti i loro segreti

Per produrre webinar di grande impatto, hai bisogno degli input del tuo team di vendita. I venditori sono una miniera d'oro e di intuizioni che troppo spesso non vengono sfruttate. Basta solo una riunione di pochi minuti per trovare insieme quali contenuti risolvono veramente i più importanti problemi dei potenziali clienti.
Ecco uno spunto con alcune domande specifiche a cui dare risposta.

Per definire gli obiettivi:

  • Come mai i potenziali clienti non diventano clienti? Come può essere risolto il problema?
  • Cosa deve offrire il marketing: maggior quantità di contatti o migliorare la qualità dei contatti?
  • Ci sono informazioni importanti che i tuoi clienti (o prospect) non riescono ad ottenere o che vorresti che avessero prima di una potenziale vendita?

Per scegliere l'argomento:
Compila un elenco di argomenti che fornirebbero valore reale ai potenziali clienti, e pensa anche come presentarli:

  • attraverso dei pannelli con infografiche;
  • con un tutorial sulle "best practices";
  • con domande e risposte dal vivo (Q&A);
  • con una demo del prodotto/servizio.

Una volta che hai individuato l'argomento, continua a lavorare con i venditori per avere il loro feedback sulla struttura del webinar e sulla presentazione finale.

Per decidere cosa fare dopo:

  • Qual è il prossimo passo che vuoi far compiere ai partecipanti?
  • Come ti può aiutare il tuo team di vendita?

Esempi di CTA (call-to-action): "scarica un eBook", "iscriviti al blog", "partecipa al prossimo webinar", "leggi questa case-study", "visita le FAQ sul sito", "guarda il video dimostrativo", "inizia una prova gratuita", "richiedi la demo", "richiedi un preventivo o una consulenza gratuita", ecc.

Ed ecco alcune domande da porsi:

  • La CTA è appropriata per i partecipanti a questo webinar? 
  • Cosa pensi sia più importante sapere per chi ha partecipato?
  • Quale azioni hanno maggiori probabilità di essere completate?
  • Quale contenuto pensi potrebbe supportare il webinar? 
  • Quali contenuti condividi con i potenziali clienti in questa fase?

3. Crea un "Webinar Hub" con tutti i contenuti dei tuoi Webinar

Uno dei modi migliori per assicurarsi che il tuo team di vendita abbia le informazioni e i materiali di cui ha bisogno è creare un "Webinar Hub": una risorsa dove trovare tutte le info relative al webinar, la documentazione e i materiali declinati da usare per il marketing e le vendite.
Una directory condivisa tra Marketing e Sales e ben organizzata (o una scheda Trello).
Se produci costantemente nuovi webinar su diversi temi ogni mese, potrebbe valere la pena anche di creare un vero e proprio portale, solido e semplice da gestire.

Ecco cosa mettere nel tuo "Webinar Hub"":

  • Le registrazioni, su richiesta, di tutti i webinar effettuati;
  • Il calendario con i webinar passati e futuri;
  • La documentazione che descrive l'obiettivo, il titolo, il target, i punti chiave, gli oratori, la logistica, ecc. per ogni webinar;
  • Le e-mail promozionali e di follow-up utilizzate per ognuno;
  • Le CTA e le grafiche utilizzate che ogni agente può usare nella sua comunicazione;
  • Prevedi anche un meccanismo per raccogliere suggerimenti dal Sales, dove sia possibile richiedere nuovi argomenti per i webinar, inviare feedback al Marketing sui webinar, condividere i feedback sui potenziali clienti.

Ricordati di prevedere l'invio di un promemoria al team di vendita, tramite e-mail, il giorno stesso e il giorno successivo al webinar.

4. Collaborare per promuovere il webinar

Per il successo di un webinar la promozione è fondamentale.
Coinvolgi il tuo team di vendita e aiutali a spargere la voce online attraverso i loro social network e i gruppi. Puoi anche includere il link alla registrazione del webinar nella firma dell'e-mail.
Dovresti iniziare a promuovere il tuo webinar almeno quattro settimane prima, e continuare fino al grande giorno.

Realizza e distribuisci i seguenti materiali, due settimane prima dell'inizio della promozione:

  • un foglio informativo sul webinar (obiettivi, target, punti chiave, relatori e CTA, ...);
  • l'elenco dei clienti e potenziali clienti da invitare;
  • modelli di e-mail per inviti personali e promemoria  (save-the-date);
  • esempi di post sui social (con link e immagini) da copiare e incollare;

Con queste informazioni, i commerciali possono rispondere alle domande dei loro clienti e dei potenziali clienti, e identificare gli invitati che potrebbero non essere presenti nell'elenco e-mail del marketing.

5. La comunicazione post-webinar

Il webinar è finito, e adesso?  Qui le cose si fanno interessanti.
Le persone che partecipano ad un webinar sono una preziosa opportunità di vendita, quindi il post-webinar è un momento di comunicazione estremamente importante.

Prima bisogna analizzare e condividere i dati del webinar.  Invia un e-mail ai colleghi specificando quanto segue:

  • contatti che si sono registrati;
  • contatti che hanno partecipato;
  • contatti che si sono registrati ma non hanno partecipato;
  • contatti che non si sono mai registrati;
  • informazioni sulle domande poste durante il webinar.

La maggior parte dei passaggi la puoi fare manualmente, ma un CRM (Customer Relationship Management) rende il processo molto più semplice. Noi utilizziamo HubSpot, il CRM che include tutte le funzionalità per le attività indicate.

Ecco un semplice piano di follow-up per un webinar, in quattro passaggi:

  1. Invia le e-mail con le informazioni viste al punto precedente;
  2. Crea i template per le e-mail di follow-up;
  3. Fornisci contenuti pertinenti che i commerciali potrebbero condividere nelle settimane successive al webinar (tipo: post dedicati, infografiche, ebooks, ecc.);
  4. Pianifica e invia tutto ai contatti di follow-up. La prima e-mail dovrebbe essere inviata entro 24 ore dal webinar e includere il link alla registrazione e le slide presentate durante il webinar.

6. Una volta terminato il webinar, è il momento di misurarne il successo.

Tieni traccia dei KPI relativi agli obiettivi che ti eri posto quando hai progettato il webinar. I più comuni sono:

  • numero di nuovi contatti generati;
  • numero di contatti esistenti coinvolti;
  • numero di nuove opportunità  (prospect);
  • creazione di nuove opportunità (deal) per i venditori.

Assicurati di condividere questi numeri con i commerciali. Apprezzeranno gli sforzi del marketing ma soprattutto vedranno i vantaggi personali che otterranno nel loro lavoro, e saranno più propensi a contribuire al successo dei futuri webinar.

Se vuoi automatizzare questi processi, un buon CRM (noi usiamo HubSpot abbinato a GoToWebinar, oppure con Zoom) funziona perfettamente, e permette un rapido scambio di dati tra i team di Marketing e Sales.

7. Mettere tutto insieme

I webinar non sono solo strumenti di marketing efficaci, sono anche strumenti di vendita efficaci: se i commerciali hanno le informazioni, i contenuti e gli strumenti giusti, possono davvero concludere buoni affari, attraverso processi di vendita più brevi che aumentano la produttività.
Il marketing oggi ha tutti gli strumenti per creare questi contenuti e automatizzarne la distribuzione internamente ed esternamente all'azienda.
Le vendite devono supportare il marketing chiudendo il ciclo di feedback sugli argomenti del webinar e generando prospect e clienti. Il marketing può usare questi dati per sviluppare webinar più efficaci e attrarre il giusto tipo di prospect.
Una strategia webinar ben congegnata guarda oltre il singolo webinar: riunisce marketing e vendite per generare webinar che hanno un impatto positivo su ogni fase del Customer Journey. Questo significa realizzare il perfetto allineamento vendite - marketing che porta a ROI più elevati sulle strategie marketing della tua azienda e, in definitiva, determina minori costi di acquisizione dei clienti.

Ora che sai cosa devi includere nella tua strategia per i webinar, puoi scaricare i nostri template e vedere come organizzare al meglio i punti spiegati sopra.  Il file si apre con Microsoft Word, così puoi modificare ogni sezione come ritieni opportuno.

Scarica il template della strategia e la fondamentale checklist per non perderti nessun passo nell'organizzazione del tuo Webinar

Scarica i nostri template

Referenze:
-How to Produce Webinars . Inside Sales . Hubspot
- Webinar Free -www.hubspot.com/resources/webinar?q=webinar

Tag: inbound marketing, hubspot, webinar

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